Case History
Case History n.1
01.
Il Caso del Presunto Problema
Una delle nostre clienti più affezionate è stata vittima di quello che in Farmassistant chiamiamo “Il Finto Problema”. Ci capita spesso, infatti, di essere contattati da imprenditori che sono certi di dover risolvere un problema ma, dopo aver studiato la situazione insieme con noi, arrivano alla conclusione che il nodo da sciogliere è tutt’altro.
Una Farmacista succede alla zia e apre una nuova Farmacia molto più grande. È convinta di avere bisogno del nostro aiuto per un motivo ben preciso: vuole razionalizzare gli spazi dei vari locali per offrire anche servizi di prima istanza nell’attività e quindi aumentare il fatturato.
Inizia quindi la fase di studio del nostro Team tra interviste, sopralluoghi, individuazione dei flussi di ingresso e dell’operatività della Farmacia. Fin da subito ci rendiamo conto che i problemi sono altri.
La Farmacia era in costante e forte crescita: era passata da uno spazio espositivo di appena 50 mq ed uno Staff di appena 3 persone, ad una di circa 200 mq con 5 banchi per ricevere la clientela e con altrettanti dipendenti ai quali si aggiungeva la titolare.
Aumentando la clientela e lo spazio espositivo, è nata anche l’esigenza di un magazzino più grande, affidato però ad un magazziniere totalmente inesperto. A ciò si aggiungeva il fatto che la Dottoressa non aveva nessuna competenza nella gestione dei flussi di cassa della Farmacia, quindi non vi era una pianificazione delle uscite né una programmazione delle entrate.
Siamo intervenuti in tre aree: magazzino, pianificazione finanziaria e team.
Abbiamo creato un inventario per disegnare in modo chiaro la gamma di prodotti trattati e il quadro delle giacenze, così da conoscerne performance e reale valore economico.
Il magazziniere è stato destinato a compiti più consoni e ne abbiamo formato uno nuovo attraverso finanziamenti con fondo dedicato, quindi a costo zero per il cliente. Ancora oggi ha un ruolo operativo funzionale, gestisce il magazzino ma soprattutto lo tiene sotto controllo.
Il secondo passo è stato intervenire sulla pianificazione finanziaria. Studiando i dati storici in possesso della Farmacia, abbiamo analizzato l’andamento dei flussi in ingresso, la stagionalità e la razionalizzazione degli impegni finanziari. Infine abbiamo rinegoziato le condizioni di acquisto con i diversi fornitori e riorganizzato gli orari dei dipendenti.
Con il supporto di un esperto di coaching abbiamo lavorato sul team, arrivando anche ad indentificare degli obiettivi di vendita personalizzati e per panieri di prodotti, con analisi mensile delle performance e assegnazione dei premi sui risultati raggiungi.
L’intervento è durato più di un anno. La dottoressa è ancora nostra cliente: nel corso del tempo, alla consulenza gestionale, abbiamo affiancato anche quella contabile, fiscale e quella del lavoro fino ad allora portate avanti da blasonati consulenti per Farmacie.
- Riduzione del numero di prodotti scaduti in magazzino
- Netto miglioramento della comunicazione tra il banco e il magazzino, migliorando di conseguenza anche la risposta alle richieste della clientela
- Netto miglioramento nelle politiche di acquisto dei prodotti, con conseguente aumento del margine operativo lordo
- Riduzione in termini di costo del personale (contributi e stipendi) di circa 41.000 €
- Riduzione degli oneri finanziari del 5% su base annua
- Aumento dell’utile ante imposte di circa 61.000 €
Case History n.2
02.
Il Passaggio generazionale
Il passaggio generazionale è un momento particolarmente delicato nella vita dell’azienda e dell’imprenditore. Chi eredita una responsabilità simile, spesso vive una fase in cui si sente inadeguato perché effettivamente gli mancano esperienza e competenze necessarie. Ecco perché in questi casi è imprescindibile una consulenza gestionale professionale.
Un Farmacista ci ha contattati per gestire la delicata fase di passaggio generazionale: l’azienda, farmacisti da generazioni, passa dal padre al figlio.
Il giovane imprenditore manca totalmente di formazione ed esperienza sul piano della gestione economico patrimoniale e organizzativa della farmacia.
L’intervento è durato nel complesso circa 2 anni, con incontri online e in sede.
Nel tempo sono state organizzate varie settimane di full immersion formativi, in cui venivano trasferiti all’apprendista Farmacista nozioni e strumenti operativi per realizzare la programmazione dei riassortimenti, la gestione dei flussi di cassa, l’analisi degli andamenti della farmacia e l’organizzazione e gestione del personale.
Alla fine di ogni sessione di incontri venivano rilasciati dei questionari che il Farmacista doveva restituire compilati, successivamente venivano restituite le valutazioni e analizzati insieme gli errori.
Dopo l’intervento del nostro Team, il farmacista era in grado di occuparsi della gestione in maniera totalmente indipendente. La conclusione del nostro percorso di consulenza è coincisa con lo spostamento della sede storica della Farmacia in nuovi locali con uno spazio espositivo di circa 400 mq, orario continuato e aumento del personale a 12 unità. Al netto delle naturali difficoltà iniziali, grazie alla formazione ricevuta, il giovane Farmacista è riuscito a gestire la nuova attività nel migliore dei modi.
Case History n.3
03.
L'emergenza COVID
Allo scoppio del COVID, tutti i nostri clienti hanno vissuto un periodo piuttosto complicato. Tra i mesi di Marzo e Maggio 2020 l’incertezza regnava sovrana e l’impatto emotivo su titolari e dipendenti è stato molto forte. Ancora oggi, molte aziende si portano dietro gli strascichi di quel periodo in cui fummo tutti presi alla sprovvista.
Molti impiegati, per paura di contrarre il virus, chiedevano di non andare a lavoro. Le abitudini di acquisto dei clienti erano totalmente cambiate, improvvisamente. Questo aveva reso vane tutte le pianificazioni fatte sul magazzino e sul piano finanziario.
Attraverso l’utilizzo della piattaforma Farmassistant e degli strumenti digitali che avevamo messo a disposizione dei nostri clienti, siamo riusciti ad affiancarli quotidianamente.
Analizzando costantemente i dati, riuscivamo ad anticipavamo le loro richieste inviando loro proposte operative per una corretta gestione della Farmacia.
Attraverso incontri online ci siamo interfacciati con ognuno di loro all’inizio e alla fine di ogni settimana.
Ogni azione intrapresa in azienda veniva studiata a tavolino in base all’analisi dei dati e costantemente confrontata con l’andamento della pandemia. In questo modo siamo riusciti ad apportare le giuste modifiche alla pianificazione finanziaria e all’organizzazione del magazzino per tempo.
Case History n.4
04.
Il Business Plan
Aprire una nuova Farmacia o spostarla in un’altra sede sono due momenti particolarmente delicati nel ciclo di vita dell’azienda. Se non si affrontano questi cambiamenti con dati alla mano e uno studio approfondito del mercato, si rischia di incappare in difficoltà inaspettate. Ecco perché, prima di tutto, bisogna definire un Business Plan.
Il Business Plan è la bussola che orienta tutte le decisioni aziendali, sempre. In fasi particolarmente delicate della vita dell’attività, avere chiare le pianificazioni fatte aiuta a non perdere la rotta.
In sostanza è un documento in cui, a partire dall’analisi dei dati e del mercato, annotiamo tutte le proiezioni future del business in questione.
Il Business Plan, tra le tante cose, serve a:
- Pianificare le attività da compiere
- Analizzare i competitor e il mercato di riferimento
- Definire il budget di spesa e le relative coperture
- Scegliere l’interlocutore finanziario al quale eventualmente rivolgersi
- Comunicare in modo efficiente con chi sarà in capo ai lavori di ristrutturazione e arredo nei locali
- Stabilire come organizzare gli spazi interni a seconda dell’offerta e dei servizi
Analizzando costantemente i dati, riuscivamo ad anticipavamo le loro richieste inviando loro proposte operative per una corretta gestione della Farmacia.
Attraverso incontri online ci siamo interfacciati con ognuno di loro all’inizio e alla fine di ogni settimana.
Si parte sempre dall’analisi socio – economica e congiunturale del Paese, ma anche dell’area geografica di riferimento. Lo studio analizza la composizione della popolazione in termini di fascia di età e sesso, la possibilità di spesa, il trend delle imprese e i tassi di occupazione.
Analizziamo anche la spesa farmaceutica su base Nazionale e su base locale per comprendere i trend di spesa del momento e della popolazione di riferimento.
Il secondo step è l’analisi dei competitor, che passa attraverso la valutazione di vari fattori come la distanza dalla sede scelta, la gamma di offerta oltre il farmaco e le strategie di comunicazione adottate. In questa fase si ricorre anche ad uno strumento fondamentale: la S.W.O.T. Analisys.
La S.W.O.T. serve a valutare punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce della Farmacia così da avere chiaro dove direzionare la propria offerta, le competenze che è necessario acquisire, il personale da destinare a quella nuova offerta o eventualmente da assumere.
A questo punto vengono effettuate proiezioni economico-finanziarie, individuando il punto di pareggio e pianificando i flussi di cassa calcolati rispetto al nuovo assetto organizzativo. Questa pianificazione, una volta aperta la sede, viene seguita dal team Farmassistant per almeno 6-12 mesi per verificare le previsioni effettuate ed eventualmente intervenire in corso d’opera per apportare modifiche all’offerta o alle procedure organizzative.