Nell’ultimo articolo dedicato al controllo di gestione, abbiamo parlato dell’importanza dell’utilizzo del budget di cassa nella gestione finanziaria corrente della farmacia, in modo particolare in una situazione come quella attuale, nella quale la pandemia da Covid-19 ha fatto venir meno le logiche di programmazione a medio periodo, orientando la gestione verso logiche di breve ed in certi casi di brevissimo periodo.
Il monitoraggio fatto sulle vendite della scorsa settimana, ci ha mostrato una situazione sul piano degli incassi completamente differente rispetto alla settimana precedente.
La media degli incassi delle farmacie analizzate ha mostrato un chiaro picco in corrispondenza del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 marzo scorso con il quale il Governo varava misure più stringenti nella lotta al coronavirus e la curva dei contagi era in forte crescita. L’aumento verticale dei ricavi è andato man mano attenuandosi con il passare dei giorni, riportando i valori degli incassi verso la media stagionale della singola farmacia.
La paura ha anche spostato l’ago della bilancia dei consumi della clientela, sempre di più orientati verso i farmaci e meno verso prodotti classificabili nella macrocategoria del parafarmaco. Tale tendenza è evidenziata anche nella seguente scheda che mostra i trend nelle ricerche eseguite su Google nell’ultimo mese:
Questa tendenza spaventa i titolari, ragionevolmente preoccupati per tutti quegli articoli che non rientrano strettamente nella categoria dei farmaci acquistati nei mesi precedenti ed ora fermi in giacenza, con corrispettive fatture da pagare.
Cosa fare?
In base ai colloqui con i nostri clienti, abbiamo ipotizzato su una scaletta di priorità:
- Non perdere la calma e ragionare! La tensione emotiva in questo momento è alta, personale e titolari sono in prima linea, tutti giustamente molto preoccupati, ed è facile che questo stress si ripercuota sulla gestione ordinaria della Farmacia. Quindi facciamo un bel respiro e torniamo lucidi e ripristiniamo il normale workflow della nostra attività.
- Fare una fotografia del magazzino. Ritagliatevi un attimo, magari a chiusura serale o nelle pause pomeridiane, con il vostro gestionale procedete ad una lettura dei prodotti in giacenza, ed iniziate a quantificare la merce e suddividere anche mentalmente i prodotti in categorie merceologiche. Questo vi permetterà di avere una visione di insieme dei prodotti in giacenza ed iniziare a pianificare le possibili strategie di vendita nei prossimi giorni.
- Monitorare settimanalmente l’andamento del venduto. Mai come ora, l’analisi del venduto è di importanza strategica. Come mostrato, in questo momento, il comportamento negli acquisti dei clienti è piuttosto altalenante, può variare di settimana in settimana e probabilmente quello che abbiamo analizzato oggi non varrà tra 7 giorni. L’analisi del venduto, fatta al termine di ogni settimana, ci da la possibilità di comprendere le risposte della clientela agli sviluppi della pandemia e di capire rispetto alle nostre categorie merceologiche quale tipo di vendita incrociata (cross-selling) utilizzare al banco in quel momento.
- Gestire il magazzino con la tecnica del just in time. Questa è una tecnica di produzione sviluppata in Giappone dalla Toyota, ma adattabile alla gestione del magazzino in Farmacia. La ratio è quella fornire ai clienti ciò che vogliono, quando lo vogliono e nella quantità desiderata. Dato che al momento la richiesta è spostata di più verso il farmaco, sfruttando la logistica dei grossisti, approvvigionare i farmaci ad alta rotazione a seconda delle oscillazioni quotidiane della clientela, conservando scorte minime, assorbite in base alle effettive richieste della clientela. Non vi suona familiare?
- Gestire la liquidità. Questo è un argomento che tratteremo nei prossimi giorni, analizzando quelle che sono e saranno le soluzioni messe in atto dal Governo per sostenere l’economia italiana in questa delicata fase. In linea di principio però, il lavoro da fare è quello di sfruttare al massimo la tecnica del just in time, usare al massimo le giacenze, producendo quindi disponibilità di cassa e posticipando qualsiasi tipo di ordine diretto a meno che non sia strettamente necessario, pianificando precisamente le uscite ed in caso di necessità rinegoziare gli impegni con i fornitori e ripianificare le altre uscite.
La situazione attuale è di grande volatilità, ma la giusta organizzazione, una buona dose di pianificazione, visione e lettura dei dati, possono traghettarci attraverso questo mare in tempesta e darci la possibilità di creare una solida base per quando le acque saranno meno agitate.
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