Pillole di controllo di gestione in Farmacia – Il budget di cassa

La pandemia Covid-19 sta avendo un impatto importante sulla gestione delle farmacie. Nel corso delle call che stiamo avendo in questi giorni con i nostri clienti attraverso la nostra piattaforma, stiamo discutendo su una evidente anomalia nel flusso dei ricavi,ma soprattutto la preoccupazione di gran parte dei titolari, sul cambio improvviso negli acquisti da parte dei clienti, ormai proiettati per la quasi totalità verso il farmaco o prodotti per l’igienizzazione. A ciò si aggiunge anche la riorganizzazione interna del personale dovuta alla necessità e/o obbligo in alcune situazioni di lavorare a battenti chiusi.

Questo cambio nelle abitudini di acquisto dei clienti, sta preoccupando i titolari soprattutto per il pagamento delle fatture di merce non farmaco, acquistata prima della pandemia.

Lo strumento di pianificazione strategica che fa al caso nostro, che utilizziamo ormai da tempo con i nostri clienti e che monitoriamo in tempo reale e discutiamo con loro con call settimanali, è il budget di cassa.

In cosa consiste?

Attraverso il budget di cassa, si pianificano tutte le entrate e le uscite della Farmacia nel corso dell’anno.

Come si costruisce?

Innanzitutto dividiamo i flussi di cassa mensili in due macro categorie:

• Flussi di cassa in ingresso
• Flussi di cassa in uscita

I flussi di cassa in ingresso possiamo suddividerli a loro volta in due sottocategorie:

• Corrispettivo 
• DCR
• Fatture 

Questi sono flussi previsionali che nella normalità si calcolano in base all’andamento degli incassi dello stesso periodo dell’anno precedente con una maggiorazione/diminuzione percentuale rispetto agli incassi dell’anno in corso,ma che in una situazione di forte variabilità come quelle attuali, bisogna valutare con la dovuta ponderazione. 

I flussi di cassa in uscita invece dovranno considerare tutti gli impegni finanziari della Farmacia nei mesi a venire e possiamo suddividerli nelle seguenti sottocategorie:

• Fornitori
• Fitti
• Personale (compreso i contributi)
• Mutui – finanziamenti – leasing
• Altre Uscite (es. piano di rientro con enti)
• Uscite diverse (es. uscite straordinarie)

Lo schema viene costruito inserendo  all’apice le entrate previste alle quali vanno sottratte le uscite pianificate

La differenza tra entrate ed uscite ci darà il “flusso di cassa netto” che sommato alla disponibilità finanziaria iniziale (es. la disponibilità liquida in banca ad inizio mese) ci darà il dato sul deficit o il surplus di cassa quel mese. Quindi allo schema precedente aggiungeremo le seguenti voci:

Ma cosa significa esattamente deficit?

Deficit significa che le uscite sono maggiori delle entrate. Questo però non deve farci preoccupare,ma darci la possibilità di effettuare dei ragionamenti sul da farsi. Le soluzioni sono molteplici e ovviamente adattabili alle singole situazioni.

Di seguito ne possiamo elencare qualcuna di utilizzo corrente:

• Una prima soluzione può essere quella di rinegoziare le scadenze con i fornitori organizzando i pagamenti in base a quelle che solo le entrate previste per i mesi successivi
• Altra soluzione è invece un aumento dei ricavi, sfruttando a pieno la merce in magazzino, attraverso operazioni di cross-selling al banco o di vendite promozionali, così da utilizzare quanto più possibile i prodotti in giacenza senza dover far ricorso ad ulteriori acquisti;
• Ricorrere agli scoperti di conto corrente per assorbire il deficit del mese. In questo ultimo caso dovremmo quindi aggiungere anche gli affidamenti della singola o più banche che porterà al seguente schema finale:

Il budget di cassa è uno strumento fondamentale nella gestione di una Farmacia, ci consente di controllare e gestire la liquidità della farmacia nella sua gestione ordinaria,ma soprattutto nei momenti di forti squilibri ed incertezze come quelli che stiamo vivendo in questi giorni. Contattaci