Categoria: Gestione Farmacia

Nell’ultimo articolo dedicato al controllo di gestione, abbiamo parlato dell’importanza dell’utilizzo del budget di cassa nella gestione finanziaria corrente della farmacia, in modo particolare in una situazione come quella attuale, nella quale la pandemia da Covid-19 ha fatto venir meno le logiche di programmazione a medio periodo, orientando la gestione verso logiche di breve ed in certi casi di brevissimo periodo.

Il monitoraggio fatto sulle vendite della scorsa settimana, ci ha mostrato una situazione sul piano degli incassi completamente differente rispetto alla settimana precedente.

La media degli incassi delle farmacie analizzate ha mostrato un chiaro picco in corrispondenza del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 marzo scorso con il quale il Governo varava misure più stringenti nella lotta al coronavirus e la curva dei contagi era in forte crescita. L’aumento verticale dei ricavi è andato man mano attenuandosi con il passare dei giorni, riportando i valori degli incassi verso la media stagionale della singola farmacia.

La paura ha anche spostato l’ago della bilancia dei consumi della clientela, sempre di più orientati verso i farmaci e meno verso prodotti classificabili nella macrocategoria del parafarmaco. Tale tendenza è evidenziata anche nella seguente scheda che mostra i trend nelle ricerche eseguite su Google nell’ultimo mese:

Questa tendenza spaventa i titolari, ragionevolmente preoccupati per tutti quegli articoli che non rientrano strettamente nella categoria dei farmaci acquistati nei mesi precedenti ed ora fermi in giacenza, con corrispettive fatture da pagare.

Cosa fare?

In base ai colloqui con i nostri clienti, abbiamo ipotizzato su una scaletta di priorità:

1. Non perdere la calma e ragionare! La tensione emotiva in questo momento è alta, personale e titolari sono in prima linea, tutti giustamente molto preoccupati, ed è facile che questo stress si ripercuota sulla gestione ordinaria della Farmacia. Quindi facciamo un bel respiro e torniamo lucidi e ripristiniamo il normale workflow della nostra attività.
2. Fare una fotografia del magazzino. Ritagliatevi un attimo, magari a chiusura serale o nelle pause pomeridiane, con il vostro gestionale procedete ad una lettura dei prodotti in giacenza,  ed iniziate a quantificare la merce e suddividere anche mentalmente i prodotti in categorie merceologiche. Questo vi permetterà di avere una visione di insieme dei prodotti in giacenza ed iniziare a pianificare le possibili strategie di vendita nei prossimi giorni.
3. Monitorare settimanalmente l’andamento del venduto. Mai come ora, l’analisi del venduto è di importanza strategica. Come mostrato, in questo momento, il comportamento negli acquisti  dei clienti è piuttosto altalenante, può variare di settimana in settimana e probabilmente quello che abbiamo analizzato oggi non varrà tra 7 giorni. L’analisi del venduto, fatta al termine di ogni settimana, ci da la possibilità di comprendere le risposte della clientela agli sviluppi della pandemia e di capire rispetto alle nostre categorie merceologiche quale tipo di vendita incrociata (cross-selling) utilizzare al banco in quel momento. 
4. Gestire il magazzino con la tecnica del just in time. Questa è una tecnica di produzione sviluppata in Giappone dalla Toyota, ma adattabile alla gestione del magazzino in Farmacia. La ratio è quella fornire ai clienti ciò che vogliono, quando lo vogliono e nella quantità desiderata. Dato che al momento la richiesta è spostata di più verso il farmaco, sfruttando la logistica dei grossisti, approvvigionare i farmaci ad alta rotazione a seconda delle oscillazioni quotidiane della clientela, conservando scorte minime, assorbite in base alle effettive richieste della clientela. Non vi suona familiare?
5. Gestire la liquidità. Questo è un argomento che tratteremo nei prossimi giorni, analizzando quelle che sono e saranno le soluzioni messe in atto dal Governo per sostenere l’economia italiana in questa delicata fase. In linea di principio però, il lavoro da fare è quello di sfruttare al massimo la tecnica del just in time, usare al massimo le giacenze, producendo quindi disponibilità di cassa e posticipando qualsiasi tipo di ordine diretto a meno che non sia strettamente necessario, pianificando precisamente le uscite ed in caso di necessità rinegoziare gli impegni con i fornitori e ripianificare le altre uscite.

La situazione attuale è di grande volatilità, ma la giusta organizzazione, una buona dose di pianificazione, visione e lettura dei dati, possono traghettarci attraverso questo mare in tempesta e darci la possibilità di creare una solida base per quando le acque saranno meno agitate.

Come sempre siamo al vostro fianco! Contattateci

La pandemia Covid-19 sta avendo un impatto importante sulla gestione delle farmacie. Nel corso delle call che stiamo avendo in questi giorni con i nostri clienti attraverso la nostra piattaforma, stiamo discutendo su una evidente anomalia nel flusso dei ricavi,ma soprattutto la preoccupazione di gran parte dei titolari, sul cambio improvviso negli acquisti da parte dei clienti, ormai proiettati per la quasi totalità verso il farmaco o prodotti per l’igienizzazione. A ciò si aggiunge anche la riorganizzazione interna del personale dovuta alla necessità e/o obbligo in alcune situazioni di lavorare a battenti chiusi.

Questo cambio nelle abitudini di acquisto dei clienti, sta preoccupando i titolari soprattutto per il pagamento delle fatture di merce non farmaco, acquistata prima della pandemia.

Lo strumento di pianificazione strategica che fa al caso nostro, che utilizziamo ormai da tempo con i nostri clienti e che monitoriamo in tempo reale e discutiamo con loro con call settimanali, è il budget di cassa.

In cosa consiste?

Attraverso il budget di cassa, si pianificano tutte le entrate e le uscite della Farmacia nel corso dell’anno.

Come si costruisce?

Innanzitutto dividiamo i flussi di cassa mensili in due macro categorie:

• Flussi di cassa in ingresso
• Flussi di cassa in uscita

I flussi di cassa in ingresso possiamo suddividerli a loro volta in due sottocategorie:

• Corrispettivo 
• DCR
• Fatture 

Questi sono flussi previsionali che nella normalità si calcolano in base all’andamento degli incassi dello stesso periodo dell’anno precedente con una maggiorazione/diminuzione percentuale rispetto agli incassi dell’anno in corso,ma che in una situazione di forte variabilità come quelle attuali, bisogna valutare con la dovuta ponderazione. 

I flussi di cassa in uscita invece dovranno considerare tutti gli impegni finanziari della Farmacia nei mesi a venire e possiamo suddividerli nelle seguenti sottocategorie:

• Fornitori
• Fitti
• Personale (compreso i contributi)
• Mutui – finanziamenti – leasing
• Altre Uscite (es. piano di rientro con enti)
• Uscite diverse (es. uscite straordinarie)

Lo schema viene costruito inserendo  all’apice le entrate previste alle quali vanno sottratte le uscite pianificate

La differenza tra entrate ed uscite ci darà il “flusso di cassa netto” che sommato alla disponibilità finanziaria iniziale (es. la disponibilità liquida in banca ad inizio mese) ci darà il dato sul deficit o il surplus di cassa quel mese. Quindi allo schema precedente aggiungeremo le seguenti voci:

Ma cosa significa esattamente deficit?

Deficit significa che le uscite sono maggiori delle entrate. Questo però non deve farci preoccupare,ma darci la possibilità di effettuare dei ragionamenti sul da farsi. Le soluzioni sono molteplici e ovviamente adattabili alle singole situazioni.

Di seguito ne possiamo elencare qualcuna di utilizzo corrente:

• Una prima soluzione può essere quella di rinegoziare le scadenze con i fornitori organizzando i pagamenti in base a quelle che solo le entrate previste per i mesi successivi
• Altra soluzione è invece un aumento dei ricavi, sfruttando a pieno la merce in magazzino, attraverso operazioni di cross-selling al banco o di vendite promozionali, così da utilizzare quanto più possibile i prodotti in giacenza senza dover far ricorso ad ulteriori acquisti;
• Ricorrere agli scoperti di conto corrente per assorbire il deficit del mese. In questo ultimo caso dovremmo quindi aggiungere anche gli affidamenti della singola o più banche che porterà al seguente schema finale:

Il budget di cassa è uno strumento fondamentale nella gestione di una Farmacia, ci consente di controllare e gestire la liquidità della farmacia nella sua gestione ordinaria,ma soprattutto nei momenti di forti squilibri ed incertezze come quelli che stiamo vivendo in questi giorni. Contattaci